文字游戏大师！掌握高效录入输出秘籍，让文字随心所欲舞动！

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作为一名教育工作者，经常要跟文字打交道，文字跟我们的工作、生活形影不离，小至教案、心得、教学反思的书写，大至教育教学论文、调研报告的撰写，等等。那么怎样才能高效准确把自己需要的文字录入电脑，变成可编辑的文档，以便我们储存、再加工，最后再准确无误印刷出来呢？下面笔者将结合自己的工作经验，跟大家一起来探讨。

一、 录入篇

大家平常在电脑里面录入文字的方法大概有如下几种，一是拼音输入法，这种方法适合年轻人，普通话比较标准，容易上手，但重码比较多，在录入时一不小心容易输入同音错别字；二是五笔输入法，此输入法重码少，速度比较快，输入错别字的概率较小，但学起来相对比较困难，学习时间较长，而且要背字根，会拆字。三是语音输入法，目前识别率较高的是讯飞语音输入法，如果自己的普通话比较标准，识别率还是很高的，基本可以达到98%以上，而且速度非常快，1分钟可以输入300字左右，而且还可以根据方言进行输入。大家可以根据自己的实际，选择适合自己的输入方法，在保证正确率的情况下，适当兼顾速度。

二、提取篇

教师在教育教学过程中会经常上网查阅一些资料，在查阅资料的过程中往往会看到自己喜欢的文章或某段文字，想下载下来保存在自己的电脑里面，以便急时之用。有些网站对文字没有下载限制，一般先选中自己需要的文字，然后单击右键，先复制，再打开文字编辑软件，再粘贴，就可以进行编辑修改。但是有些网站是做了功能限制，不能采用上面的方法来复制文字，那么我们怎样才能把文字复制下来呢？常见的方法主要有几种，第一种方法是网页打开法。首先打开需要复制文字的网页，再复制此网页网址，然后打开微软公司的Word软件或金山公司的Wps软件,在文件菜单下打开文件，在弹出的打开文件对话框中把刚才复制的网址粘贴过来，选择打开，稍等片刻，网页的文字就出现在编辑软件里面。第二种方法是先抓后识法。此方法适合少量文字的下载，主要是利用一些文字识别软件来完成，如可以采用“天若Ocr文字识别”软件，简单高效，首先打开天若Ocr文字识别软件和需要下载文字页面，然后双击识别软件，会出现一个十字和虚线边框，可以根据自己的需要，按住鼠标左键，根据所需文字的大小划出合理的方框，然后松开鼠标左键，稍等片刻，就会出现自己所需的文字文本框，然后全选、复制、粘贴，就可以把所需文字下载到编辑软件。第三种方法是借鸡生蛋法。可以借助第三法软件来实现整篇文档的下载，主要是针对各种文库文章的下载。如冰点软件，操作方法简单到没朋友，方法如下：打开自己需要下载文章的网页，复制浏览器地址栏网址，打开“冰点下载”软件，把光标放在下载栏，单击右键，选择粘贴，再点下载，就可以把网页的文章以Pdf和Txt的格式保存在文件夹。第四种方法是会员法。现在是知识付费的年代，很多网站为了生存和保护知识产权，对资料的查阅进行了限制，所以要想查阅完整的资料，就要花费一定的费用购买会员资格，想下载那一篇就下载那篇，随心所欲，而且下载的文档基本是Word版本，可以直接编辑，省时省力。

三、转化篇

Pdf文件和Word文件是我们日常生活中接触到最多的2种文件格式，为了满足不同的工作需要，通常要进行相互转换，如何快速准确进行相互转化呢？下面逐一来说明一下：

（一）Word格式文件转换为Pdf格式

方法一：直接转化法。利用Word及Wps软件本身自带的转换，可以通过文件菜单，“另存为”按钮，然后选择Pdf格式，就可以，如果文档只有文字没有图片，此方法是可取的，但如果有表格，图片，转化的话，效果不是很理想。

方法二：虚拟打印法。利用虚拟打印机，基本上可以把各种格式的文件转化为Pdf,常见好用的虚拟打印机有PdfFactory和AdobePdf，在使用前，要先安装这两种软件，安装完成后就会在设备和打印机菜单里面出现这两种虚拟打印机，在软件界面选择打印，就弹出的打印机窗口中，选择上面2种打印机就行，然后会生成预览文件，点击保存按键，输入文件名，就生成了Pdf文件。

方法三：批量转换。上面两种方法比较适合单一文件的转化，如果文件数量较多，采用上面的方法是不合适，接下来介绍批量转化，这里要借助迅捷Pdf转换器，当然也不可以利用其他软件来进行，这里不作介绍。首先建立2个文件夹，一个用来存放未转换成文件，一个用来存放Pdf文件，然后打开迅捷Pdf转换器，把要转换的文件添加到转换列表，设置好转换目录，然后单击右下角的“开始转换”按钮，软件就开始进行转换，直到全部文件完成，这个软件除了可以把其它类型的文件转换为Pdf外，还可以批量把Pdf文件转换为Word格式文件，但有图片及文字的Pdf转换为Word格式文件，效果不理想，不能识别。

（二）Pdf文档转换为Word文档

在将Pdf文档转换为Word文档之前，先来说说Pdf文档生成的几种情况，分别用A、B、C 表示，A类是通过软件直接生成的，如Adobe Acrobat DC、Office 、Wps等；B类是通过虚拟打印机生成的，如前面所讲的PdfFactory和AdobePdf；C类是通过扫描仪扫描后生成的。不同途径生成的Pdf文件，应该用不同的软件来转化，识别率和识别时间大不一样。从识别的准确率和速度来讲，比较好用的软件有Adobe Acrobat DC、Readiris 、迅捷Pdf转换器等，如果是A类或B类Pdf，可以直接用Adobe Acrobat DC打开，然后另存为Word格式即可，速度非常快，识别率相当高，可以达到99%以上。如果是C类Pdf用上述方法行不通，只能采用类似“天若OCR文字识别”软件逐页识别。如果Pdf文件的数量比较多，也可以用迅捷Pdf转换器进行批量转换，也可以利用阿里云，腾讯云进行转换，但要收费，而且容易造成信息泄密。

四、编辑篇

不管用什么方式、什么途径录入的文字，最终都要在Word或者Wps软件里面进行编辑，排版。特别是从网页上下载的文字，还有代码，乱码、空行、空段、图片等，如何快速去除这些不需要的东西呢？大概有几种方法。一是查找替换法。如果代码、乱码较多，可利用软件本身的查找替换法，可以快速去除，具体操作如下，在软件界面，同时按下Crtr键和H键，调出查找替换对话框，把代码复制粘贴到查找框，替换内容不填写，相当于删除，如果代码不规则，则可以用通配符，但要在高级搜索栏钩选使用通配符选项，查找替换法功能强大，需要大家深入学习，这里不作深入讨论。二是插件法。对于空行，空段、空格、图片等也可以采用查找替换法，但一般人对代码不熟悉。所以推荐大家使用Word的插件Kutools，此插件有类似删除空行、空行，空段、空格、图片等菜单，速度贼快，十分好用，当然还有其他功能，大家可以结合自己的实际需要，慢慢摸索。类似的插件还有Word 工具箱、慧办公，化学金排等，这些插件都可以大大提高大家的工作效率，可以少加班。

五、校对篇

校对是文章处理工作中一个必不可少的环节，也是文章写作的最后一个工作环节，是保证文章质量的一项重要措施。一个数字、一个符号、一个字词的差错会造成严重的失误。所以文章的校对必须严肃认真、全神贯注、一丝不苟。要重点校对数字、文字、标点的正确使用，如何正确校对呢？传统的方法有如下几种：

（一）对校法

将原稿置于左边（或校样上方），校样置于右边（或原稿下方）。先看原稿，后看校样，逐字逐句对下去。校对时，手眼并用，左手指原稿，右手执笔点看校样，随着双目所视不断移动。

校对时，原稿应尽量接近校样，以免头部长时间左右摆动而感到疲劳，眼睛要均匀地、有节奏地在每个字、符号上作短暂停留，看清原稿上的每个字、符号或标点，并默念文句。默念时要有一定的间歇，一般以五、六个字或一、二个词汇为宜。如遇较长的词句，在分次校改后，最好在校样的整个词句复阅一遍。

（二）折校法

将原稿置于桌上，校样夹在两手的拇指、食指和中指之间，压在原稿上进行校对。校对时，持校样的双手随着视线自左向右徐徐移动（校样为横排），并注意眼睛和双手动作的协调，使校样和原稿的字逐个相互接触过去，要做到双眼能同时看清原稿和校样的词句。如原稿比较复杂或改动较乱，可将校样上下移动来适应。

（三）读校法

读校需要两人合作进行，一人朗读原稿，一人看校样并改正校样上的错误，一般的座位，读者在左，校者在右，以便校者在需要时向左边查看原稿。读校法适用于内容通俗、专用名词少和检查性质的校次，而且一、二、三校不宜连续使用。对于内容很深、生僻字多、专用名词多、规格复杂的文章，不适于采用读校法。

（四）软件校对法

随着信息技术的飞速发展，校对工作也逐渐被电脑所取代，目前还不能完全被电脑取代。下面介绍软件校对法，主要向大家推荐黑马校对软件，其研制基于覆盖社会科学和自然科学各领域的1000亿字汉语语料的分析，采用国际计算语言先进的语法分析和语料库统计相结合的方法，查错准确率、校对效率、校对质量、校对功能和易用性等方面都有了飞跃性的提高，达到了当前电脑校对软件发展的最高水平，智能技术居于国际领先水平。其使用也非常简单，可以作为Word软件的插件使用，也可以独立使用，用黑马校对软件打开要校对的文档，然后按F8快捷键，就开始进行校对，对有明显错误的文字会显红色，一般性错误显粉红色，对存在的错误会给出修改建议，如果文章的专业性较强，可以选用专业词库进行校对，其校对速度非常快，1万字的文章大概30秒可以校对完毕。校对软件的使用确实可以省时省力，少出差错，但不是万能的，还要结合人工校对，才能保证文章内容准确无误。

以上是笔者10多年从事机关、学校文字工作的一些经验和体会，为了提高自己的工作效率和减少文字失误，在工作中多次尝试不同的软件和方法，以求文字工作达到高效，准确、无误。如大家还有更好的方法，也可以分享给我。

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